Wirtualne biuro to pojęcia, które można usłyszeć wielokrotnie w świecie biznesu, ale w żadnym wypadku nie każdy wie, o co w tym wszystkim chodzi. Kiedy myślimy o słowie wirtualny, zazwyczaj myślimy o abstrakcyjnym świecie komputerowym. I to założenie nie jest błędne: wirtualne biuro to forma komunikacji i usługi adresowej świadczonej przez dostawcę usług bez obecności dostawcy usług na miejscu w siedzibie klienta i zapewnienia tam powierzchni biurowej.
Biura wirtualne występują w bardzo różnych formach, często w połączeniu ze sobą. Przy okazji, ten wariant jest wysoce zalecany w przypadku testowania nowych rynków w swoim kraju lub za granicą. Lokalny lub pobliski adres natychmiast generuje więcej zaufania. Różne formy wirtualnego biura cieszą się coraz większą popularnością i są również bardzo dobrze przyjmowane przez polski świat biznesu.
Komunikowanie się z wirtualnym biurze
W tym przypadku mamy do czynienia z usługą komunikowania się za pośrednictwem oprogramowania telefonicznego. Tutaj tradycyjna usługa odbierania połączeń telefonicznych na miejscu zostaje zastąpiona przez zespół osób kontaktowych w innym miejscu, które odbierają i przetwarzają połączenia przez Internet. Centrum obsługi telefonicznej jest zasadniczo takie samo, jak usługa recepcji, ale ma stosunkowo dużą liczbę pracowników i może odbierać wiele połączeń w tym samym czasie. Jeśli nie chcemy, aby połączenia były przetwarzane, ale po prostu chcemy je zapisać elektronicznie, możemy skorzystać ze stosunkowo niedrogiej poczty głosowej. Użytkownicy często mają wiadomości poczty głosowej zamieniane na e-maile w celu ich łatwej edycji. Jednak duża liczba rozmówców nie pozwala na taką formę komunikacji, ponieważ lepszy jest tutaj kontakt osobisty. W celu odciążenia swoich zasobów, wielu zleca obsługę klienta zewnętrznym dostawcom usług telefonicznych. Tylko połączenia, które są istotne dla nas, są łączone z nami.
Wynajem wirtualnych adresów firmowych
Wynajmujemy w ten sposób renomowany adres biznesowy w danym mieście – na przykład wirtualne biuro Warszawa – od usługodawcy bez konieczności samodzielnego posiadania lokalnego oddziału firmy i to za ułamek takich kosztów, jakie w przeciwnym razie ponosiliśmy. Jako adres służbowy używamy prestiżowego budynku w konkretnym mieście lub miastach. To nie tylko robi dobre wrażenie na klientach, ale również zwiększa prywatność i bezpieczeństwo osobiste podczas pracy w domu. Adres takiego miejsca jest zdecydowanie lepszą alternatywą dla skrzynki pocztowej. Jeśli korzystamy z wirtualnego biura, które znajdują się w kilku lokalizacjach, możemy pokazać swoją obecność na kilku potencjalnych rynkach jednocześnie.
Wynajmowanie adresu pocztowego
Z adresu pocztowego wirtualnego biura można odbierać, wysyłać i przekazywać pocztę. W każdym razie taki adres pocztowy jest lepszy od skrytki pocztowej, ponieważ skrytka pocztowa daje klientowi poczucie, że jego przesyłka nie wyląduje bezpośrednio u odbiorcy i pozostaje niejasne, z jaką częstotliwością skrytka pocztowa będzie opróżniana. Przy okazji, adres pocztowy, taki jak skrytka pocztowa, nie jest adresem przywoływanym, tzn. adres ten nie może być wykorzystywany, np. do doręczenia skargi, nie jest siedzibą administracyjną. W języku potocznym ta forma wirtualnego biura, w którym poczta jest przekazywana dostawcy usług biurowych, nazywana jest również adresem skrzynki pocztowej.
Korzystanie z sal konferencyjnych i innych pomieszczeń
Jeśli sale konferencyjne można zarezerwować w bardzo krótkim czasie lub w razie potrzeby, można również mówić o takiej usłudze, jako o wirtualnym biurze. Jeśli potrzebujemy na kilka dni powierzchnię biurową, możemy tutaj również to załatwić. Istnieją różne rozwiązania biurowe na żądanie z pomieszczeniami roboczymi lub indywidualnymi biurami, które można rezerwować na godzinę lub codziennie. Dostawcy usług biurowych oferują tutaj również zazwyczaj kompleksowe udogodnienia, takie jak szybkie łącze internetowe, zaawansowane funkcje telefoniczne, faks, korzystanie z drukarki i kopiarki, połączenia multimedialne i wiele innych.
